Berikut Empat Tips Ampuh Menghadapi Komplain Customer via WhatsApp

Bisnisbandung.com - Komplain adalah hal yang tidak bisa dihindari dalam bisnis. Setiap perusahaan, dari yang kecil hingga yang besar, pasti pernah mengalami situasi di mana pelanggan tidak puas dengan produk atau layanan yang mereka terima.

Ditambah lagi dengan adanya WhatsApp dan aplikasi komunikasi lainnya, pelanggan bisa dengan lebih mudah menyampaikan ketidakpuasan mereka kapanpun dan dimanapun.

Mempelajari cara bikin chatbot WhatsApp dan kemudian mempraktekkannya memang dapat membantu dalam mengelola komplain pelanggan dengan lebih efisien, tetapi ada beberapa hal penting yang tetap harus Anda perhatikan untuk memastikan proses penanganan komplain berjalan dengan baik. Berikut adalah hal-hal tersebut:

Baca Juga: Artis Berebut Kursi Bupati, Pilkada Kabupaten Bandung Barat Jadi Panggung Selebriti

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Pastikan bahwa bahasa yang Anda gunakan, baik pada pesan template maupun jawaban langsung sopan dan profesional. Hal ini penting untuk menjaga citra positif perusahaan dan mengelola komplain dengan baik.

Pastikan pula bahasa yang digunakan konsisten di seluruh pesan template, balasan otomatis, dan jawaban langsung untuk menciptakan pengalaman yang terkoordinasi dan profesional.

Cara Melakukannya:

● Hindari Slang dan Bahasa Kasar: Gunakan bahasa yang formal dan hindari istilah slang atau pilihan kata yang bisa dianggap tidak sopan.
● Periksa Ejaan dan Tata Bahasa: Pastikan pesan Anda bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa untuk menghindari kebingungannya.
● Jaga Nada Positif: Pertahankan nada positif dalam komunikasi, meskipun Anda sedang menghadapi situasi yang menantang.

2. Manfaatkan Balas Otomatis Untuk Beri Respon Cepat
Ketika pelanggan komplain, umumnya mereka akan ingin mendapatkan respon secepat mungkin. Di saat ketika Anda belum bisa secara langsung menangani masalah mereka, gunakan balas otomatis secara bijak untuk menelusuri masalah yang terjadi.

Apabila masalahnya tidak terlalu kompleks, mungkin FAQ yang sudah disusun sebelumnya dan bisa diakses oleh chatbot WhatsApp Anda bisa membantu memecahkan masalah pelanggan.

Cara Melakukannya:

● Buat Template Pesan: Siapkan template pesan untuk tanggapan awal agar Anda bisa merespons lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas.
● Prioritaskan Pesan: Identifikasi pesan komplain dan beri prioritas dalam tanggapan, terutama jika masalah yang dihadapi cukup mendesak.
● Kustomisasi Balasan Otomatis: Sesuaikan pesan balasan otomatis berdasarkan jenis pesan atau kategori masalah yang sering diterima.

Baca Juga: Anies Baswedan Batal ke KPU, Titip Harapan Besar untuk Jakarta

3. Berikan Solusi yang Jelas
Memberikan solusi yang jelas pada pelanggan berarti menyediakan jawaban yang konkret, langsung, dan mudah dipahami untuk setiap masalah atau keluhan yang diajukan.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelanggan merasa diperhatikan dan mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan dengan cara yang efisien. Apabila Anda belum bisa memberikan solusi, ada baiknya berikan estimasi waktu penyelesaian masalah untuk mengelola ekspektasi pelanggan Anda.